Ein Kassensystem erfasst Verkäufe und kann weitere Abläufe im Restaurant unterstützen. Welche Funktionen verfügbar sind, unterscheidet sich je nach Anbieter, Tarif und Markt. Dieser Leitfaden hilft Ihnen, Anforderungen zu sammeln, Angebote zu vergleichen und die Einführung vorzubereiten.
Kassensystem für Restaurants: Wozu dient es?
Ein Restaurant-Kassensystem, auch Point-of-Sale- oder POS-System genannt, unterstützt das Team beim Erfassen von Bestellungen und Zahlungen. Je nach Lösung kommen Auswertungen, Schnittstellen oder weitere Funktionen hinzu. Entscheidend ist, ob das System zu Ihren Abläufen passt: Ein Café mit Thekenverkauf hat andere Anforderungen als ein Restaurant mit Tischservice und Online-Bestellungen.
Mehr erfahren: Kassensystem für kleine Restaurants
Moderne Cloud-POS-Systeme
Cloudbasierte Systeme speichern oder verarbeiten Daten über das Internet. Je nach Anbieter können berechtigte Personen von verschiedenen Geräten aus auf bestimmte Informationen zugreifen. Fragen Sie vor der Auswahl, welche Funktionen eine Internetverbindung benötigen, was bei einem Ausfall geschieht und wie Daten geschützt werden.
Manche Systeme lassen sich mit Online-Bestellungen oder anderen Anwendungen verbinden. Prüfen Sie für jeden gewünschten Ablauf, ob die Verbindung in Ihrem Tarif und Markt verfügbar ist und welche zusätzlichen Kosten entstehen.
Anbieter von Restaurant-Kassensystemen vergleichen
Ein sinnvoller Vergleich beginnt mit Ihren Anforderungen statt mit einer Rangliste. Lassen Sie sich insbesondere Bestellaufnahme, Zahlung, Tagesabschluss und die für Sie wichtigen Schnittstellen vorführen. Prüfen Sie aktuelle Angebote und Vertragsbedingungen direkt beim jeweiligen Anbieter.
Fleksa
Fleksa bietet Lösungen für Websites, Online-Bestellungen, Kassensysteme, Reservierungen sowie QR- und Küchenabläufe. Die Verfügbarkeit einzelner Funktionen hängt von Tarif und Markt ab. Fragen Sie das Fleksa-Team, wie die für Ihren Betrieb benötigten Abläufe zusammenspielen und welche TSE-Bedingungen gelten. Maßgeblich sind die aktuellen Pläne.
Ready2Order
Prüfen Sie beim Vergleich, ob das aktuelle Angebot Ihre Anforderungen an Gastronomieabläufe, Support und Berichte erfüllt.
Lightspeed
Fragen Sie nach unterstützter Hardware, verfügbaren Funktionen und den Bedingungen für Schnittstellen und Support.
Vectron
Klären Sie, welche Hard- und Software für Ihren Betrieb angeboten wird und wie Einrichtung, Wartung und Schnittstellen geregelt sind.
Kosten: Was gehört ins Budget?
Vergleichen Sie nicht nur die laufende Grundgebühr. Je nach Angebot können weitere Kosten für Hardware, Einrichtung, Zahlungsabwicklung, TSE, Support, zusätzliche Geräte oder Schnittstellen anfallen. Fragen Sie auch nach Vertragslaufzeit, Kündigungsbedingungen und möglichen Kosten bei einem Tarifwechsel.
Erstellen Sie für jedes Angebot eine Gesamtkalkulation und überlegen Sie, welche Arbeitsabläufe es tatsächlich unterstützt. Ob sich die Investition rechnet, hängt unter anderem von Ihrem Betrieb und der Nutzung ab.
Lesen Sie mehr: Wie Sie das beste Kassensystem für Ihr Restaurant auswählen?
Wichtige Überlegungen bei der Auswahl eines POS-Anbieters
- Abläufe: Kann das Team typische Bestellungen, Zahlungen und Abschlüsse praktikabel bearbeiten?
- Bedienung: Testen Sie das System mit Mitarbeitenden, die es im Alltag nutzen werden.
- Support: Klären Sie Erreichbarkeit, Kontaktwege und Unterstützung bei der Einrichtung.
- Wachstum: Fragen Sie, ob zusätzliche Geräte, Funktionen oder Standorte unterstützt werden und was sie kosten.
- Schnittstellen: Prüfen Sie, ob benötigte Buchhaltungs- oder andere Systeme angebunden werden können.
- Referenzen: Lesen Sie aktuelle Erfahrungsberichte und achten Sie darauf, ob sie zu Ihrer Betriebsart passen.
Geschäftsabläufe mit modernen Kassensystemen unterstützen
Ein Kassensystem kann Informationen für Service, Küche und Abrechnung bereitstellen. Welche Schritte digital unterstützt werden, sollten Sie anhand konkreter Beispiele im eigenen Betrieb prüfen.
Die Rolle von Kassensystemen bei Bestellung und Bezahlung
Ein möglicher Ablauf: Der Service erfasst eine Bestellung, und die Küche erhält die benötigten Informationen über einen angebundenen Küchenworkflow. Testen Sie, wie Änderungen oder Stornierungen weitergegeben werden und was bei einem Verbindungsausfall passiert.
Prüfen Sie außerdem, welche Zahlungsarten und Geräte unterstützt werden und ob Sie Rechnungen teilen, Rabatte erfassen oder Trinkgeld berücksichtigen können. Fragen Sie auch nach Gebühren und danach, welche Zahlungsdienstleister mit dem gewählten System zusammenarbeiten.
Einhaltung von Steuervorschriften
Für elektronische Kassensysteme können in Deutschland unter anderem Anforderungen der Kassensicherungsverordnung und der GoBD relevant sein. Ob und wie diese für Ihren Betrieb gelten, sollten Sie mit Ihrer steuerlichen Beratung klären. Ein Kassensystem allein garantiert keine Einhaltung aller Pflichten.
Fragen Sie den Anbieter insbesondere nach der technischen Sicherheitseinrichtung (TSE), erforderlichen Datenexporten und der Aufbewahrung von Unterlagen. Lassen Sie sich erläutern, welche Aufgaben das System unterstützt und welche bei Ihnen bleiben.
Kundenbindung und Kassensysteme
Einige Systeme bieten Funktionen für Gutscheine oder Treueprogramme beziehungsweise Schnittstellen zu entsprechenden Anwendungen. Prüfen Sie, ob diese für Ihren Betrieb verfügbar sind, welche Kosten entstehen und wie sie im Servicealltag funktionieren. Wenn personenbezogene Daten verarbeitet werden, klären Sie die geltenden Datenschutzanforderungen vorab.
Den Betrieb mit einem Kassensystem organisieren
Ein durchdachter Informationsfluss kann doppelte Eingaben vermeiden. Legen Sie vor der Einführung fest, welche Daten zwischen Kasse, Küche, Buchhaltung und gegebenenfalls weiteren Anwendungen ausgetauscht werden sollen.
Die Bedeutung von Kassenschnittstellen
Schnittstellen verbinden die Kasse mit anderen Anwendungen oder Geräten. Beispielsweise kann ein Export die Übergabe von Daten an die Buchhaltung erleichtern; eine Anbindung an eine Schankanlage kann für manche Bars interessant sein. Ob solche Verbindungen verfügbar sind und wie der Datenaustausch erfolgt, hängt vom jeweiligen System ab.
Fragen Sie, ob Daten automatisch übertragen oder manuell exportiert werden, welche Formate unterstützt werden und wer bei Fehlern zuständig ist. Testen Sie den Ablauf gemeinsam mit Ihrer Buchhaltung oder steuerlichen Beratung.
Kassensysteme für Betriebe mit einem Standort
Auch an einem einzelnen Standort können übersichtliche Verkaufsdaten bei der Planung helfen. Ein Pizzarestaurant könnte beispielsweise prüfen, welche Gerichte sich zu welchen Zeiten verkaufen, und diese Informationen mit seiner Personal- und Einkaufsplanung abgleichen. Welche Auswertungen verfügbar und aussagekräftig sind, hängt vom System und den erfassten Daten ab.
Kassensysteme im Restaurantalltag
Fleksa bietet neben dem POS auch Lösungen für Online-Bestellungen, Reservierungen sowie QR- und Küchenabläufe. Fragen Sie nach der Verfügbarkeit und dem Zusammenspiel der gewünschten Funktionen für Ihren Tarif und Markt. Lassen Sie sich einen typischen Ablauf vom Bestelleingang bis zur Abrechnung zeigen, bevor Sie sich entscheiden.
Fazit
Das passende Kassensystem unterstützt die Abläufe, die für Ihren Betrieb wichtig sind, und lässt sich vom Team sicher bedienen. Vergleichen Sie Funktionen, Gesamtkosten, Support und steuerlich relevante Anforderungen anhand konkreter Szenarien. Für Fleksa sind die aktuellen Pläne und die Auskunft des Teams zu Funktionen und Bedingungen maßgeblich.
