In einem Quick-Service-Restaurant (QSR) müssen Bestellungen übersichtlich erfasst und an die richtigen Stellen weitergegeben werden. Ein QSR-Kassensystem kann dabei mehr als Zahlungen erfassen: Je nach Ausstattung unterstützt es auch Bestell-, Küchen- und Serviceabläufe.
Welche Funktionen sinnvoll sind, hängt von Ihrem Konzept ab. Ein Betrieb mit Abholung braucht andere Abläufe als ein Restaurant mit Tischservice oder mehreren Filialen. Die folgenden sechs Bereiche helfen Ihnen bei der Auswahl.
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Wesentliche Merkmale eines QSR-Kassensystems
1. Bestell- und Tischmanagement
Bestellungen sollten sich an der Kasse übersichtlich erfassen und für die weitere Bearbeitung bereitstellen lassen. Prüfen Sie, wie Änderungen und Sonderwünsche eingegeben werden und wie die Küche die Bestellung erhält. Eine aktuelle Statusanzeige kann dem Team helfen, offene und abgeschlossene Bestellungen zu unterscheiden.
Für Betriebe mit Sitzplätzen kann zusätzlich eine Tischverwaltung sinnvoll sein. Fragen Sie, ob sich Bestellungen Tischen zuordnen und deren Status einsehen lassen. Testen Sie insbesondere den Ablauf, den Ihr Team im Alltag nutzt – etwa eine Bestellung am Tisch oder die spätere Ergänzung eines Artikels.
2. Zahlung und Auswertung
Das System sollte zu den Zahlungsarten passen, die Sie anbieten möchten, etwa Barzahlung, Kartenzahlung oder digitale Geldbörsen. Klären Sie, welche Zahlungsdienstleister und Geräte unterstützt werden und wie der Betrag an das Zahlungsterminal übergeben wird. Prüfen Sie auch die jeweiligen Konditionen.
Verkaufsberichte können bei der Auswertung helfen, beispielsweise um häufig bestellte Artikel zu erkennen und Umsätze nach Zahlungsart zu betrachten. Fragen Sie, welche Berichte und Exportmöglichkeiten verfügbar sind und ob die Daten für Ihre Buchhaltung geeignet sind.
3. Kundenbeziehungsmanagement und Kundenbindungsprogramme
Einige Kassensysteme oder angebundene Dienste bieten Funktionen für das Kundenbeziehungsmanagement (CRM). Je nach Lösung lassen sich beispielsweise Bestellhistorien, Vorlieben oder Feedback erfassen. Prüfen Sie vorab, welche Daten für Ihren Zweck tatsächlich benötigt werden und wie Sie diese datenschutzgerecht verarbeiten.
Auch Treueprogramme können für Ihr Konzept interessant sein. Denkbar sind Punktesysteme, Rabatte oder exklusive Angebote für Stammgäste. Lassen Sie sich zeigen, wie ein Programm im Bestell- und Bezahlvorgang funktioniert und welche Voraussetzungen und Konditionen gelten.
4. Anpassbare Speisekarten
Eine leicht pflegbare Speisekarte ist besonders nützlich, wenn Sie saisonale Artikel anbieten oder Ihr Sortiment regelmäßig ändern. Prüfen Sie, wie Artikel angelegt, aktualisiert und bei Bedarf ausgeblendet werden und ob Änderungen an den relevanten Bestellstellen erscheinen.
Testen Sie auch typische Varianten und Sonderwünsche, etwa unterschiedliche Portionsgrößen oder Zutaten. Eine nachvollziehbare Struktur hilft dem Personal, Artikel zu finden und Bestellungen korrekt zu erfassen. Informationen zu Zutaten und Einschränkungen sollten Sie sorgfältig pflegen und auf Richtigkeit prüfen.
5. Anbindung weiterer Dienste
Online-Bestellungen, Lieferplattformen oder Marketing-Tools können zusätzliche Abläufe in Ihren Betrieb bringen. Prüfen Sie, welche bestehenden Dienste sich tatsächlich mit dem Kassensystem verbinden lassen und welche Daten übertragen werden. Eine passende Anbindung kann doppelte Eingaben vermeiden.
Lassen Sie sich einen konkreten Ablauf zeigen: Wie gelangt eine Online-Bestellung ins System, wo wird sie bearbeitet und wie werden Änderungen weitergegeben? Fragen Sie außerdem nach Einrichtung, laufenden Konditionen und dem Vorgehen bei einer Störung.
6. Verwaltung mehrerer Standorte
Wenn Sie mehrere Filialen betreiben oder planen, kann eine zentrale Übersicht hilfreich sein. Fragen Sie, ob sich Umsätze standortübergreifend vergleichen und Speisekarten zentral oder je Filiale pflegen lassen. Klären Sie dabei, welche Rechte einzelne Standorte erhalten und welche Aufgaben zentral erledigt werden.
Prüfen Sie auch, ob die benötigten Berichte und gegebenenfalls Funktionen zur Bestandsverwaltung für jeden Standort verfügbar sind. Nicht jeder Betrieb benötigt eine zentrale Steuerung; entscheidend ist, ob sie zu Ihren tatsächlichen Abläufen passt.
Fazit: Funktionen anhand Ihres Betriebs prüfen
Das passende Kassensystem richtet sich nach Ihrem Servicekonzept und Ihren täglichen Abläufen. Nutzen Sie diese Checkliste für Gespräche und Vorführungen:
- Bestellungen: Lassen sich Sonderwünsche erfassen und Bestellungen passend an Küche und Service weitergeben?
- Zahlung und Berichte: Werden Ihre Zahlungsarten, Geräte und benötigten Auswertungen unterstützt?
- Gäste und Angebote: Benötigen Sie CRM- oder Treuefunktionen und wie werden Daten dabei verarbeitet?
- Speisekarte: Können Sie Artikel, Varianten und saisonale Angebote selbst pflegen?
- Anbindungen: Welche Ihrer bestehenden Dienste sind kompatibel und welche Daten werden übertragen?
- Filialen: Benötigen Sie standortübergreifende Berichte oder eine zentrale Verwaltung?
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