Bestellungen kommen je nach Betrieb am Tisch, telefonisch oder online an. Damit sie vollständig in der Küche ankommen und richtig ausgegeben werden, braucht es klare Abläufe. Die folgenden sieben Ansätze helfen Ihnen, Schnittstellen zu prüfen, Ihr Team einzubeziehen und passende digitale Werkzeuge auszuwählen.
Bestellverwaltung im Restaurant optimieren
Nutzen Sie Online-Bestellplattformen
Ein Online-Bestellsystem kann Gästen ermöglichen, Speisen zur Abholung oder Lieferung selbst auszuwählen. Prüfen Sie, wie Bestellungen im Restaurant eingehen und wer sie bestätigt. Extras, Änderungen und Hinweise sollten für das Team gut erkennbar sein.
- Halten Sie Speisekarte, Verfügbarkeit und Öffnungszeiten aktuell.
- Prüfen Sie, ob Gäste Extras und gewünschte Abhol- oder Lieferzeiten auswählen können.
- Legen Sie fest, wie das Team eingehende Bestellungen kontrolliert und bei Rückfragen Kontakt aufnimmt.
Implementieren Sie ein zentrales Kassensystem
Ein Kassensystem kann Bestellungen und Zahlungen an einer Stelle erfassen. Welche Funktionen und Schnittstellen verfügbar sind, hängt vom jeweiligen System ab. Prüfen Sie insbesondere, ob Online-Bestellungen übernommen werden können und wie sie an die Küche gelangen.
Für die Auswahl sind unter anderem diese Fragen hilfreich:
- Passt die Bedienung zu den Abläufen Ihres Teams und Ihren Bestellkanälen?
- Welche Berichte, Zahlungsanbindungen und gegebenenfalls Funktionen zur Bestandsverwaltung sind verfügbar?
- Wie werden Stornierungen, Änderungen und technische Ausfälle behandelt?
- Welche Anforderungen gelten für Ihren Betrieb, etwa bei der technischen Sicherheitseinrichtung (TSE), und welche Leistungen sind im gewählten Plan enthalten?
Lesen Sie mehr: Wie Sie das beste Kassensystem für Ihr Restaurant auswählen.
Optimieren Sie Ihre Küchenprozesse
Ein klarer Weg von der Bestellung bis zur Ausgabe hilft dem Küchenteam bei der Organisation. Ordnen Sie Speisen beispielsweise nach Zubereitungsstation oder -anforderung und legen Sie fest, wer Änderungen und Sonderwünsche weitergibt.
- Prüfen Sie, wo sich Bestellungen und Laufwege zu Stoßzeiten stauen.
- Legen Sie fest, wie die Küche Prioritäten erkennt und fertige Gerichte zur Ausgabe meldet.
- Entscheiden Sie, ob Bons, Küchendisplays oder andere Werkzeuge zu Ihrem Ablauf passen, und testen Sie die Übergabe zwischen den Stationen.
Reibungslose Zahlungsintegration
Abgestimmte Zahlungsabläufe können Rückfragen und doppelte Arbeit vermeiden. Prüfen Sie, welche Zahlungsarten Ihre Gäste nutzen können und wie eine Zahlung der richtigen Bestellung zugeordnet wird. Bei integrierten Lösungen sollten Sie vorab klären, welche Zahlungsanbieter und Geräte unterstützt werden.
- Testen Sie Zahlungen sowohl vor Ort als auch für angebotene Online-Bestellungen.
- Legen Sie einen Ablauf für fehlgeschlagene Zahlungen, Erstattungen und Stornierungen fest.
- Schulen Sie das Team im Umgang mit Kasse und Online-Bestellungen sowie bei Rückfragen von Gästen. Vereinbaren Sie, wann Mitarbeitende selbst entscheiden dürfen und wann sie Unterstützung hinzuziehen.
Entscheiden Sie sich für integrierte Lieferlösungen
Wenn Sie liefern, prüfen Sie, wie Bestellungen von der Annahme über die Küche bis zur Übergabe an den Fahrdienst gelangen. Eine Schnittstelle zu einer Lieferlösung kann manuelle Übertragungen verringern; ihr Funktionsumfang hängt von den beteiligten Anbietern ab.
- Klären Sie, wer Lieferaufträge annimmt und Fahrerinnen oder Fahrer koordiniert.
- Prüfen Sie, ob Bestellstatus oder Lieferverfolgung verfügbar sind und wer diese Informationen sieht.
- Vereinbaren Sie einen Ablauf für Verzögerungen, Adressfragen und nicht zugestellte Bestellungen.
Nutzen Sie die Datenanalytik
Verfügbare Kassenberichte und Rückmeldungen von Gästen können zeigen, wann besonders viele Bestellungen eingehen und welche Gerichte gefragt sind. Nutzen Sie diese Hinweise, um beispielsweise Personal und Einkauf für Stoßzeiten zu planen. Prüfen Sie Veränderungen über einen passenden Zeitraum, statt aus einzelnen Tagen weitreichende Schlüsse zu ziehen.
- Vergleichen Sie Bestellaufkommen nach Tageszeit oder Wochentag, soweit Ihre Berichte das zulassen.
- Prüfen Sie, welche Speisen häufig bestellt werden und wo es zu Engpässen kommt.
- Nutzen Sie Erkenntnisse für die Speisekarte und gegebenenfalls für Marketingstrategien. Beachten Sie dabei die geltenden Datenschutzanforderungen.
Weitere Anregungen: 7 Restaurant-Marketing-Ideen.
Regelmäßige Überprüfung und Aktualisierung der Prozesse
Besprechen Sie regelmäßig mit Service, Küche und gegebenenfalls Lieferteam, wo Fehler oder Verzögerungen auftreten. Beziehen Sie auch Rückmeldungen von Gästen ein. Wählen Sie zunächst eine konkrete Änderung, legen Sie eine verantwortliche Person fest und prüfen Sie anschließend, ob der Ablauf im Alltag besser funktioniert.
Fazit
Eine übersichtliche Bestellverwaltung entsteht durch klare Zuständigkeiten, geschulte Mitarbeitende und Werkzeuge, die zu den Abläufen Ihres Restaurants passen. Beginnen Sie dort, wo Übergaben besonders häufig Probleme bereiten, und überprüfen Sie die Wirkung Ihrer Änderungen.
Fleksa bietet Lösungen für Website, Online-Bestellungen, Kasse, Reservierungen sowie QR- und Küchenabläufe. Die Verfügbarkeit hängt von Plan und Markt ab. Informieren Sie sich über die aktuellen Pläne und fragen Sie das Team nach den Funktionen und Bedingungen, die Sie benötigen.
