Mitarbeiterzeiterfassung
Mitarbeiterarbeitsstunden erfassen mit Ein-/Ausstempelfunktion und Stundenzettel verwalten
Mitarbeiterzeiterfassung
Erfassen Sie die Arbeitsstunden Ihres Personals genau mit Fleksas eingebautem Zeiterfassungssystem. Mitarbeiter können direkt vom POS ein- und ausstempeln, wobei alle Daten in Echtzeit zugänglich sind.
Übersicht
| Feature | Beschreibung |
|---|---|
| Ein-/Ausstempeln | Personal stempelt beim Start ein und beim Ende der Schicht aus |
| Stundenzettel | Detaillierte Arbeitshistorie für jeden Mitarbeiter ansehen |
| Stundenberechnung | Automatische Berechnung der gearbeiteten Stunden |
| Multi-Gerät | Von jedem POS Gerät ein-/ausstempeln |
| Echtzeit-Synch | Sofortige Updates über alle Geräte |
Zugriff auf Mitarbeiterverwaltung
Vom Partner Portal
- Loggen Sie sich ein im Partner Portal
- Navigieren Sie zu Settings > Staff Management
- Mitarbeiterkonten ansehen und verwalten
Vom POS (für den täglichen Betrieb)
- Öffnen Sie Fleksa POS
- Gehen Sie zu Settings > Employees
- Mitarbeiterliste und Zeiterfassung ansehen
Mitarbeiterrollen
Jedem Mitarbeiter ist eine Rolle zugewiesen, die das Zugriffslevel bestimmt:
| Rolle | Zugriffslevel |
|---|---|
| Inhaber | Voller Zugriff auf alle Features |
| Manager | Zugriff auf die meisten Features, kann Personal verwalten |
| Buchhalter | Zugriff auf Finanzberichte und Transaktionen |
| Verkauf | Zugriff auf Bestellmanagement und Verkauf |
| Lieferung | Begrenzter Zugriff für Lieferbetrieb |
| Dateneingabe | Begrenzter Zugriff für Menü- und Inhaltsupdates |
| Mitarbeiter | Basiszugriff für Bestellannahme |
Ein-/Ausstempeln
Wie Personal einstempelt
Mitarbeiterliste öffnen
Am POS, gehen Sie zu Settings > Employees oder nutzen Sie den schnellen Einstempel-Button.
Mitarbeiter finden
Suchen Sie den Mitarbeiter in der Liste. Der Status zeigt den aktuellen Zustand:
- Grün "Clocked In" - Arbeitet gerade
- Gelb "Clocked Out" - Nicht im Dienst
- Grau "Ready" - Nie eingestempelt
Ein-/Ausstempeln tippen
Tippen Sie den Menü-Button (⋮) neben dem Mitarbeiter und wählen Sie Clock In oder Clock Out.
Alternativ tippen Sie direkt auf den Stundenzettel des Mitarbeiters und nutzen den Uhr-Button.
Aktion bestätigen
Das System zeichnet den Zeitstempel auf und aktualisiert den Mitarbeiterstatus sofort.
Uhr-Status Indikatoren
| Status | Abzeichenfarbe | Bedeutung |
|---|---|---|
| Clocked In | Grün | Mitarbeiter ist derzeit im Dienst |
| Clocked Out | Gelb | Mitarbeiter hat Schicht beendet |
| In Progress | Orange | Schicht ist aktiv (Stunden sammeln sich an) |
| Completed | Blau | Schicht abgeschlossen mit berechneten Stunden |
Stundenzettel ansehen
Von Mitarbeiterliste
Mitarbeiter wählen
Von der Mitarbeiterliste, tippen Sie den Menü-Button (⋮) und wählen Sie View Timesheet.
Einträge prüfen
Der Stundenzettel zeigt:
- Eintragsdatum: Datum des Zeiteintrags
- Clock In: Startzeit mit Datum
- Clock Out: Endzeit (oder "Nicht ausgestempelt" wenn aktiv)
- Stunden: Summe gearbeiteter Stunden
- Status: Aktiv oder Abgeschlossen
Seiten navigieren
Nutzen Sie Paginierung um ältere Einträge zu sehen. Passen Sie Ergebnisse pro Seite (10, 25, 50) bei Bedarf an.
Stundenzettel Informationen
| Spalte | Beschreibung |
|---|---|
| Eintragsdatum | Das Datum an dem der Zeiteintrag erstellt wurde |
| Clock In | Datum und Zeit wann Mitarbeiter startete |
| Clock Out | Datum und Zeit wann Mitarbeiter aufhörte |
| Stunden | Berechnete Arbeitsstunden (z.B. "8.5 h") |
| Status | Aktiv (Schicht läuft) oder Abgeschlossen |
Zeiteinträge verwalten
Einen Zeiteintrag löschen
Löschen von Zeiteinträgen ist permanent. Nur Manager und Inhaber sollten diese Aktion durchführen.
Stundenzettel öffnen
Navigieren Sie zum Stundenzettel des Mitarbeiters.
Eintrag finden
Suchen Sie den Zeiteintrag, den Sie entfernen müssen.
Eintrag löschen
Klicken Sie den Delete Button in der Eintragszeile.
Löschung bestätigen
Bestätigen Sie im Modal, dass Sie diesen Zeiteintrag löschen wollen. Diese Aktion kann nicht rückgängig gemacht werden.
Wann Einträge löschen
- Mitarbeiter vergaß auszustempeln (duplizierter Eintrag erstellt)
- Falsches Einstempeln aus Versehen
- Systemfehler erstellte duplizierte Einträge
- Mitarbeiter stempelte auf falschem Gerät/Konto ein
Mitarbeiterinformationsanzeige
Jede Mitarbeiterzeile zeigt:
| Information | Beschreibung |
|---|---|
| Profilbild | Mitarbeiterfoto (oder Standardavatar) |
| Name | Vor- und Nachname |
| Mitarbeiter E-Mail-Adresse | |
| Rollenabzeichen | Farbkodierter Rollenindikator |
| Telefonnummer | Kontaktnummer |
| Aktueller Status | Ein-/Ausgestempelt Status |
| Zuletzt aktualisiert | Zeit der letzten Stempelaktion |
| Gearbeitete Stunden | Stunden der letzten abgeschlossenen Schicht |
Rollenabzeichen Farben
| Rolle | Abzeichenfarbe |
|---|---|
| Inhaber | Lila |
| Manager | Rot |
| Buchhalter | Blau |
| Verkauf | Grau |
| Lieferung | Indigo |
| Dateneingabe | Pink |
| Mitarbeiter | Grau |
Best Practices
Für Manager
- Tägliche Überprüfung: Zeiteinträge am Ende jeden Tages prüfen
- Fehlende Ausstempelungen: Bei Personal nachfassen, das vergisst auszustempeln
- Regelmäßige Audits: Stundenzettel wöchentlich auf Genauigkeit prüfen
- Training: Sicherstellen dass alles Personal weiß wie man ein-/ausstempelt
Für Personal
- Sofort Einstempeln: Einstempeln beim Start der Schicht
- Vor dem Gehen Ausstempeln: Immer am Ende der Schicht ausstempeln
- Probleme melden: Manager sagen wenn man vergessen hat ein-/auszustempeln
- Ihre Stunden prüfen: Stundenzettel auf Genauigkeit überprüfen
Häufige Szenarien
Mitarbeiter vergaß auszustempeln
Szenario: Mitarbeiter ging ohne auszustempeln, zeigt am nächsten Tag als "Clocked In".
Lösung:
- Manager öffnet Stundenzettel des Mitarbeiters
- Löscht den unvollständigen Eintrag
- Erstellt neuen Zeiteintrag mit korrekten Zeiten (falls unterstützt)
- Oder lässt Mitarbeiter einfach jetzt ausstempeln und notiert die Abweichung
Mehrere Einstempelungen am selben Tag
Szenario: Mitarbeiter stempelte ein, machte Pause, und stempelte wieder ein.
Wie es funktioniert:
- Jedes Einstempeln erstellt neuen Zeiteintrag
- Mehrere Einträge pro Tag sind erlaubt
- Stunden werden pro Eintrag berechnet, nicht aggregiert
Falscher Mitarbeiter stempelte ein
Szenario: Mitarbeiter stempelte versehentlich für falsche Person ein.
Lösung:
- Falschen Eintrag sofort ausstempeln
- Korrekten Mitarbeiter einstempeln lassen
- Manager kann fehlerhaften Eintrag später löschen
Mobile vs Desktop Ansicht
| Feature | Mobile POS | Desktop POS |
|---|---|---|
| Mitarbeiterliste | Vereinfacht, essentielle Spalten | Volle Details mit allen Spalten |
| Stundenzettel | Vertikales Scrollen, kompakt | Tabellenansicht mit Paginierung |
| Stempelaktionen | Schnellzugriffsmenü | Dropdown mit mehr Optionen |
| Paginierung | Zurück/Weiter Buttons | Volle Paginierungskontrollen |
Berichte & Export
Fortgeschrittene Berichte und CSV Export von Zeitdaten ist verfügbar im Partner Portal unter Reports > Staff Reports.
Verfügbare Berichte
- Tägliche Anwesenheitszusammenfassung
- Wöchentliche Stunden nach Mitarbeiter
- Monatliche Lohnstunden
- Überstundenverfolgung
- Verspätungsbericht
Erforderliche Berechtigungen
| Aktion | Erforderliche Berechtigung |
|---|---|
| Mitarbeiterliste ansehen | POS Zugriff |
| Ein-/Ausstempeln für sich selbst | POS Zugriff |
| Ein-/Ausstempeln für andere | Manager+ Rolle |
| Alle Stundenzettel ansehen | Manager+ Rolle |
| Zeiteinträge löschen | Manager+ Rolle |
| Zeitberichte exportieren | Inhaber Rolle |
Integration mit Gehaltsabrechnung
Zeiterfassungsdaten können für Gehaltsabrechnung exportiert werden:
- Partner Portal > Reports > Staff Reports
- Datumsbereich wählen
- Als CSV exportieren
- In Ihr Gehaltsabrechnungssystem importieren
Verwandte Dokumentation
- Benutzer- & Berechtigungsmanagement - Personalkonten einrichten
- Einstellungen - POS Konfiguration
- Analysen & Berichte - Geschäftsberichte
Brauchen Sie Hilfe?
- Support-Ticket einreichen
- Kontaktieren Sie Ihren Fleksa Account Manager für fortgeschrittene Berichtsanforderungen